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Travel-Management-System – Geschäftsreisen effizient planen und durchführen

(PM) Trotz der zahlreichen Optionen, Meetings online abzuhalten, ist das persönliche Gespräch ein wichtiger Bestandteil der Kontaktpflege zwischen Unternehmen, Geschäftspartnern und Kunden.

Dies gilt nicht nur für Global Player wie Porsche, Siemens, Vector oder Bosch. Auch die zahlreichen kleinen und mittelständischen Betriebe (KMU) wie beispielsweise LSU Schäberle oder Paul Bauder, die im Gewerbegebiet Weilimdorf angesiedelt sind, setzen auf regelmäßige Dienstreisen ihrer Mitarbeiter. Werden doch viele lukrative Abschlüsse abseits der offiziellen Meetings eingetütet.

Allerdings sind die Planung und Durchführung von Dienstreisen mit einem komplexen organisatorischen Aufwand verbunden. In Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung werden große Datenmengen generiert, die bis ins Detail ausgewertet sein wollen. Herkömmliche Lösungen stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Ein digitales Travel-Management-System (TMS) automatisiert die meisten Prozesse und sorgt für den reibungslosen und effizienten Ablauf von Geschäftsreisen.

Was wird unter einem Travel-Management-System verstanden?

Wachstumsorientierte Unternehmen aus Weilimdorf suchen sich ihre Märkte zunehmend im überregionalen, internationalen oder globalen Rahmen. Dieser Umstand bringt es mit sich, dass sich die Planung von Geschäftsreisen immer komplexer gestaltet.

Ein TMS ist eine Dienstreisesoftware, die den größten Teil der Aufgaben, die bei der Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen anfallen, übernimmt. Das Reisemanagement bleibt damit beherrschbar, die Reisen selbst lassen sich günstiger und effizienter gestalten.

Infografik Reisemanagment

Ein TMS ist mit einem elektronischen Reisebüro vergleichbar. Im Fokus steht ein internes Buchungssystem, das Reservierungen, Buchungen, Umbuchungen und Stornierungen selbständig abwickelt. Überdies formuliert die Software exakte Reiserichtlinien und integriert die Abrechnung aller Dienstreisen eines Unternehmens in Echtzeit.

Nach Abschluss jeder Reise wird ein Bericht erstellt, damit zukünftige Dienstreisen optimiert werden können. Die Software ermöglicht es also, alle internen Prozesse, die mit einer Geschäftsreise im Zusammenhang stehen, schnell und ohne Aufwand zu erledigen.

Welche Aufgaben übernimmt ein Reisemanagement?

Das unternehmensinterne Reisemanagement umfasst ein weitverzweigtes Aufgabenfeld aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Je effizienter es arbeitet, desto besser werden die Abgesandten eines Unternehmens auf ihre Aufgaben vor Ort vorbereitet.

Die Mitarbeiter konzentrieren sich ausschließlich auf ihre Meetings, wodurch optimale Abschlüsse erwartet werden können. Dies gilt sowohl bei der Anwendung klassischer Methoden innerhalb einer eigenen Abteilung als auch bei modernen Verfahren, wie sie durch die Digitalisierung bereitgestellt werden.

Allgemeine Vorbereitung von Geschäftsreisen

In dieser Phase legt das Reisemanagement die genauen Reisedaten fest. So ermittelt es beispielsweise die besten Reisezeiten und die günstigsten Preise für Flug- und Bahntickets. Zudem obliegt es dem Reisemanagement, sich um den Transfer vom und zum Hauptbahnhof beziehungsweise Flughafen Stuttgart zu kümmern. Überdies stellt es alle Reiseunterlagen zusammen und erarbeitet ein Exposé die wichtigsten Informationen das Reiseziel betreffend.

Recherche nach dem besten Reiseanbieter

Als sehr aufwändig zeichnet sich die Suche nach einem geeigneten Reiseveranstalter aus. So muss mit mehreren Anbietern verhandelt werden, um die günstigste Offerte herauszufiltern, die gleichzeitig den Ansprüchen an den Komfort genügt. Die Geschäftsreisenden sollen schließlich entspannt und ausgeruht ans Ziel kommen. Ein TMS ist dabei von besonderem Vorteil, weil alle infrage kommenden Anbieter gespeichert sind und die beste Lösung mithilfe weniger Mausklicks auf dem Bildschirm hochgeladen wird.

Suche nach einer strategisch günstig gelegenen Unterkunft

Ein weiterer zentraler Aufgabenbereich eines effizienten Reisemanagements ist die Suche nach einer optimalen Unterkunft. Diese muss strategisch günstig gelegen sein, damit die Dienstreisenden vor Ort nicht unnötig Zeit verlieren. Zudem sollte der Hotelstandard den Status und die persönlichen Bedürfnisse der Reisenden berücksichtigen sowie die Reiserichtlinien, die vom Unternehmen vorgegeben sind, einhalten.

Beförderung der Geschäftsreisenden vor Ort

Um die Distanz von der Unterkunft zum Tagungsort zu überwinden, benötigen die Mitarbeiter geeignete Transportmittel. Wer verspätet zu einer Geschäftsbesprechung kommt, ist automatisch im Nachteil. So müssen Mietwagen reserviert und bezahlt werden und Taxiquittungen oder U-Bahntickets sind korrekt zu verbuchen.

Die Mitarbeiter sollten sich nicht um logistische Belange kümmern müssen. Dies gilt vor allem bei kurzfristigen Terminänderungen, mit denen ein besonders hoher organisatorischer Aufwand verbunden ist.

Organisation der Geschäftstreffen

Dabei geht es weniger um die inhaltliche Thematik der Meetings. Das Reisemanagement muss dafür sorgen, dass die Mitarbeiter vor Ort die Zusammenkünfte zum vereinbarten Zeitpunkt pünktlich erreichen können und gut vorbereitet sind. Dieses Aufgabenfeld umfasst beispielsweise die Bereitstellung eines Raumplans und der notwendigen Zugangsberechtigungen.

Reisekostenabrechnung in Echtzeit

Nach Beendigung einer Dienstreise ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, die auch vor den kritischen Augen des Finanzamtes Bestand hat. Dabei werden Quittungen und Spesenabrechnungen in ganz unterschiedlichen Formaten zusammengefasst.

Oft fällt es schwer, den Überblick zu bewahren. Ein TMS löst dieses Problem in Echtzeit. Zudem stellt es einen Report zur Verfügung, der das Reisemanagement befähigt, zukünftige Dienstreisen zu optimieren.

Warum ist ein TMS für moderne Firmen unverzichtbar?

Beim klassischen Reisemanagement werden alle Prozesse über Excel-Tabellen verwaltet. Nicht selten sind Formulare handschriftlich auszufüllen. Die Reiseunterlagen werden in unhandlichen Ordnern in Papierform abgeheftet, die die Mitarbeiter mit sich herumtragen müssen.

Bei plötzlichen Änderungen der Reiseplanung ist Flexibilität gefragt, die wertvolle Zeit in Anspruch nimmt und die Mitarbeiter vor Ort in ihrer Konzentration stört. Mit einem TMS stehen alle relevanten Informationen an einem Ort zur Verfügung und lassen sich jederzeit über jedes Endgerät abrufen.

Welche Prozesse automatisiert eine Dienstreisesoftware?

Ein TMS lässt sich individuell auf den Bedarf eines Unternehmens und dessen Mitarbeiter einstellen. Eine Basis-Software sollte die folgenden Aufgabenbereiche abdecken:

  • Buchungen: Innerhalb weniger Sekunden können die besten Angebote wahrgenommen und bezahlt werden. Umbuchungen und Stornierungen werden automatisch vorgenommen.
  • Reiserichtlinien: Festlegung verbindlicher Reiserichtlinien, damit nachträgliche Änderungen und aufwändige Genehmigungsverfahren vermieden werden.
  • Reise-Support: Damit die Mitarbeiter vor Ort fokussiert bleiben, stellt die Software alle notwendigen Informationen die Reise betreffend übersichtlich zusammen, damit sie auf dem Smartphone oder dem Tablet jederzeit zur Verfügung stehen.
  • Reisekostenabrechnung: Alle Quittungen und Rechnungen, die während der Reise anfallen, werden sofort an die Buchhaltung übermittelt. Dadurch wird jederzeit ein Überblick über die Kosten der Reise gewahrt. Fehler lassen sich sofort korrigieren und eliminieren.
  • Berichterstellung: Ein automatisch erstellter Abschlussreport befähigt das Reisemanagement zur Optimierung künftiger Dienstreisen.

Welche Funktionen sollte die Software anbieten?

Bei der Anschaffung eines TMS sollte darauf geachtet werden, dass die Software die folgenden Funktionen bereithält:

  • Direkter Zugriff auf eine Vielzahl von Reiseveranstaltern und Hotels verschiedener Preiskategorien.
  • Benutzerfreundliche Oberfläche.
  • Statusüberwachung aller Geschäftsreisen eines Unternehmens.
  • Zusammenfassung aller Dienstreisenden eines einzelnen Mitarbeiters.
  • Kostenloser Rund-um-die-Uhr-Support.
  • Gruppen- und Einzelbuchungen.
  • Reisewarnungen und Informationen zum Zielort.
  • Schnittstellen zu anderen relevanten Tools.
  • Stornierungen und Umbuchungen.

Fazit – Vorteile eines TMS für Unternehmen

Je nach Ausführung kostet ein TMS eine monatliche Gebühr von 20 bis 50 Euro. Die Dienstreisen werden für diesen Preis optimal vorbereitet, ohne dass Fehlerquellen entstehen. Die Mitarbeiter müssen sich um keine organisatorischen Fragestellungen kümmern und können sich ganz auf ihre Arbeit vor Ort konzentrieren.

Überdies werden die Mitglieder des Reisemanagements entlastet und können sich dem Kerngeschäft des Unternehmens widmen. Auf diese Art und Weise entsteht für das Unternehmen ein unschätzbarer Wettbewerbsvorteil im harten Konkurrenzkampf um die Kunden.

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