(PM) Urlaub steht jedem Mitarbeiter im Unternehmen gesetzlich zu – das gilt bundesweit ebenso wie in Stuttgart und damit auch in Weilimdorf.

Häufig gestaltet sich die Urlaubsplanung in der Praxis vor allem für die Firmenleitung aber schwierig: Hierbei gilt es, die Wünsche der Angestellten zu berücksichtigen und gleichzeitig sicherzustellen, dass ausreichend Arbeitskräfte verbleiben, um das Pensum adäquat zu erfüllen. Mit der richtigen Vorgehensweise ist es Ihnen aber möglich, die meisten Beteiligten zufriedenzustellen.

Urlaubsplanung im Unternehmen frühzeitig beginnen – am besten digital

Für die korrekte Durchführung ist im Bereich der Urlaubsplanung der Arbeitgeber verantwortlich – egal ob die Geschäfte im Herzen von Weilimdorf sich befinden – oder im angrenzenden Gewerbegebiet. Es ist essenziell, dass Sie Ihre Angestellten rechtzeitig über die Fristen für die Urlaubsanmeldung und zugleich auch über die dafür geltenden Regeln informieren. Je offener und konkreter Sie hier kommunizieren, umso präziser und schneller lässt sich die Planung vornehmen. Es ist ratsam, sich für eine digitale Lösung zur effizienten Urlaubsplanung im Unternehmen zu entscheiden. Eine gute Wahl an dieser Stelle ist etwa Lucca Absences – Ihr All-in-One-Tool für effizientes Abwesenheitsmanagement. Mithilfe dieses und ähnlicher Systeme behalten Sie den Überblick und können zeitnah auf eventuelle Veränderungen reagieren.

Wann genau Angestellte ihren Jahresurlaub anmelden sollten, ist vom Gesetzgeber nicht festgelegt. Sinnvoll ist es aber, dies so früh wie möglich vorzunehmen. Entsprechend frühzeitig müssen Sie dies an Ihre Angestellten weitergeben und gleichzeitig kommunizieren, dass die Planung für alle Beteiligten deutlich vereinfacht wird, wenn alle Beteiligten so früh wie möglich ihren Urlaub einreichen. Eines muss Ihnen aber bewusst sein: Sie werden es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht schaffen, alle Mitarbeiter in vollem Umfang zufriedenzustellen.

Bedarf berechnen und Überschneidungen vermeiden

Jedes Unternehmen hat einen individuellen Mitarbeiterbedarf, der gewährleistet werden muss, um das Arbeitspensum problemlos bewältigen zu können. Diesen müssen Sie im Rahmen der Urlaubsplan im Unternehmen unbedingt im Auge behalten. Das bedeutet auch, dass Sie unvorhergesehene Ausfälle wie Erkrankungen berücksichtigen müssen. Dann ist es erforderlich, Vertretungen an der Hand zu haben, die gegebenenfalls auch spontan einspringen können – was für lokale Händler in Stuttgart mit seinem großen Arbeitsmarkt sicherlich kein Problem darstellt.

Nicht selten überschneiden sich die gewünschten Urlaubszeiten mehrerer Mitarbeiter. Vor allem in der Ferienzeit ist dies häufig der Fall. Aus Arbeitgebersicht sind derartige Überschneidungen von Angestellten mit ähnlichen Tätigkeits- und Kompetenzbereichen aber unbedingt zu vermeiden: Sind Positionen während der Urlaubszeit nicht besetzt, kommt es unweigerlich zu Verzögerungen und vergleichbaren Schwierigkeiten. Grundsätzlich müssen Sie bei der Urlaubsplanung als Arbeitgeber die Wünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Es ist aber durchaus erlaubt, Anträge aufgrund eines drohenden Personalmangels oder wegen Überschneidungen abzulehnen.

Wichtig für die Urlaubsplanung: Betriebsferien ja oder nein?

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Betriebsferien festzulegen. Während dieser Zeit bleibt das Unternehmen vollständig geschlossen, was bedeutet, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub bekommen. Diese freien Tage werden entsprechend vom den Angestellten zustehenden Jahresurlaub abgezogen. Betriebsferien bieten sich etwa zwischen Weihnachten und Neujahr an oder während der Hauptferienzeit.

Eine Verpflichtung zur Durchführung von Betriebsferien gibt es nicht. Entscheiden Sie sich dafür, das Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum verpflichtend zu schließen, müssen Sie dies frühzeitig kommunizieren. Damit geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, eventuelle Reisen für diesen Zeitraum zu organisieren und auch den verbleibenden Jahresurlaub entsprechend zu planen. Gibt es in Ihrer Firma einen Betriebsrat, muss dieser einem kollektiven Betriebsurlaub übrigens zustimmen.

Resturlaub und Überstunden übersichtlich verwalten

Nicht immer haben Ihre Mitarbeiter selbst den genauen Überblick über ihre verbleibenden Urlaubstage oder die geleisteten Überstunden. Es ist daher ratsam, nicht nur die allgemeine Urlaubsplanung im Unternehmen, sondern auch die Überstunden und den Resturlaub digital zu verwalten. So stellen Sie sicher, dass es am Jahresende keine Probleme gibt und alle vorgeschriebenen Urlaubstage genommen und zusätzlich geleistete Arbeitsstunden abgebummelt wurden. Versäumen Sie außerdem nicht, Ihre Belegschaft darüber zu informieren und so dafür zu sorgen, dass die den Angestellten zustehende Freizeit auch wirklich in Anspruch genommen wird. Zwar hat es in Weilimdorf sehr viele Freizeitangebote – aber gerne schaut man doch einmal über den Tellerrand.

Fazit: Urlaubsplanung vom Arbeitgeber erfordert Organisationstalent

Die Urlaubsplanung im Unternehmen ist eine logistische und oft auch zwischenmenschliche Herausforderung. Mit der richtigen Strategie, einer digitalen Verwaltung und offener Kommunikation kann es aber gelingen, die Urlaubstage im Sinne der Unternehmensführung sowie der Belegschaft gleichermaßen zu verteilen.