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Nebenkostenabrechnung: Darauf müssen Stuttgarter Vermieter achten

(PM) Alle Jahre wieder wird die Nebenkostenabrechnung fällig. Für Mieter in Stuttgart meist ein Graus und nicht selten führt die Abrechnung der Betriebskosten zu Auseinandersetzungen zwischen Mietern und Vermietern.

Um sicherzustellen, dass die Nebenkostenabrechnung korrekt erfolgt, müssen auch Vermieter in Stuttgart einiges beachten. Worauf es bei einer einwandfreien Nebenkostenabrechnung ankommt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Software für Nebenkosten erleichtert Stuttgarter Vermietern die Abrechnung

Ein effizientes Werkzeug für Vermieter in Stuttgart ist die Nutzung einer Software zur Nebenkostenabrechnung. So setzen immer mehr Vermieter auf die Nutzung moderner Programme, da diese eine automatisierte Verarbeitung von Daten ermöglichen, die Erfassung von Kosten erleichtern und potenzielle Fehlerquellen minimieren.

Die Verwendung einer Nebenkostenabrechnungssoftware kann also erheblich dazu beitragen, den Abrechnungsprozess zu beschleunigen und die Transparenz zu erhöhen. Verschiedene Anbieter stellen Online-Plattformen zur Verfügung, auf denen Vermieter die passende Software für Nebenkostenabrechnung online finden können.

Welche Nebenkosten dürfen in der Abrechnung berücksichtigt werden?

Der Gesetzgeber legt genau fest, welche Nebenkosten ein Vermieter den Mietern in Rechnung stellen kann. Diese Kosten müssen alle in der endgültigen Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden. Die Abrechnung berücksichtigt sämtliche Ausgaben, die für den Besitzer der Immobilie angefallen sind.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen unter anderem Ausgaben für Grundsteuer und Versicherungen, die mit der Immobilie verbunden sind. Falls für die Pflege des Objekts ein Hausmeister eingestellt wird, können auch diese Kosten berücksichtigt werden. Gleiches gilt für Kosten, die im Zusammenhang mit der Gebäudereinigung entstehen. Insbesondere bei größeren Objekten entscheiden sich immer mehr Hausbesitzer in Stuttgart dafür, einen professionellen Reinigungsdienst zu engagieren. Auch die Kosten für die Pflege des Gartens können als Nebenkosten an die Mieter weitergegeben werden und tauchen entsprechend in den Nebenkostenabrechnungen auf.

Vorsicht bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten

Verbrauchsabhängige Nebenkosten, wie beispielsweise Heizkosten, erfordern besondere Aufmerksamkeit. Hier ist eine exakte Erfassung des Verbrauchs notwendig. Vermieter sollten sicherstellen, dass die Abrechnung fair und nachvollziehbar erfolgt, um möglichen Streitigkeiten mit Mietern vorzubeugen. Zu den verbrauchsabhängigen Kosten zählen hauptsächlich:

  • Müllabfuhrkosten
  • Wasser- und Abwassergebühren in allen Varianten
  • Ausgaben für Warmwasser und Heizung
  • Beleuchtungskosten außerhalb der Wohnungen

Sonstige abrechnungsfähige Betriebskosten

Neben den standardmäßigen Nebenkosten können auch sonstige abrechnungsfähige Betriebskosten anfallen. Um welche Kosten es sich hierbei genau handelt, können Mieter ihrem bestehenden Mietvertrag entnehmen. Der Gesetzgeber hat diesen Punkt bewusst offen gelassen, um auch Kosten zu berücksichtigen, die nicht regelmäßig anfallen, aber dennoch relevant sind. Sind diese nicht im Mietvertrag aufgeführt, müssen Mieter in der Regel auch nicht dafür aufkommen.

Zu den sonstigen umlagefähigen Betriebskosten gehören beispielsweise die Wartung von Rauchmeldern, Heizungsanlagen, die Reinigung von Dachrinnen, die Pflege von Poolanlagen und die Bepflanzung der Außenanlage.

Diese Kosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden

Stuttgarter Vermieter müssen im Rahmen der Nebenkostenabrechnung jedoch auch beachten, dass nicht alle Kosten auf die Mieter umgelegt werden können. Diese sorgen nicht selten für Konflikte zwischen Stuttgarter Vermietern und Mietern. Daher sollte man als Vermieter besonders akribisch darauf achten, weder Verwaltungskosten noch Ausgaben für Rechtsschutz- oder Hausratversicherung an die Mieter weiterzugeben. Ebenso sind Kosten wie Grunderwerbssteuer, Erbschaftssteuer und Einkommensteuer, die der Vermieter auf Mieteinnahmen zahlen muss, nicht umlagefähig.

Das Gleiche gilt für Instandhaltungs- und Reparaturkosten, zu denen der Gesetzgeber insbesondere Fassadenanstriche, Badsanierungen, Reparaturen an Sanitäranlagen, Heizungsreparaturen, Wartung der Hauselektrik und Gasleitung zählt. Anschlussgebühren für Satellitenschüsseln oder Kabel müssen ebenfalls vom Vermieter selbst getragen werden und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Auch Nebenkosten, die auf leerstehende Einheiten eines Mehrfamilienhauses entfallen, dürfen nicht an die übrigen Mieter weitergegeben werden. Diese Aufwendungen müssen Vermieter ebenfalls selbst übernehmen.

Fristen: Bis zu diesem Zeitpunkt muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden

Neben den zahlreichen Vorschriften, die Stuttgarter Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beachten müssen, gibt es auch zeitliche Vorgaben. So unterliegt die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gesetzlich festgelegten Fristen. Nach § 556 BGB haben Vermieter bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen.

Dies bedeutet, dass für Abrechnungszeiträume, die am 31. Dezember enden, die Abrechnung bis spätestens zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres vorliegen muss. Das Einhalten dieser Fristen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch dazu bei, mögliche Unsicherheiten und Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern zu vermeiden. Nach Ablauf dieser Frist ist es Vermietern nicht mehr möglich, etwaige Nachzahlungen von den Mietern einzufordern, wobei ein mögliches Guthaben dennoch ausgezahlt werden muss.

Fazit

Da die Nebenkostenabrechnung nicht nur für Vermieter in Stuttgart und Umgebung ein komplexes Thema darstellt, kann die Verwendung einer Software für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durchaus sinnvoll sein. Diese erleichtert es Vermietern, eine transparente, verständliche und fehlerfreie Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter zu erstellen, wodurch Konflikte vermieden werden können.

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