(PM) Um mit ihrer Konkurrenz mithalten zu können, sind Unternehmen zunehmend aufgefordert, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Doch oft herrscht Überforderung: Wo soll mit der Digitalisierung begonnen werden und in welchen Bereichen ist sie überhaupt sinnvoll?

Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Bereiche im Unternehmen, die von der Digitalisierung profitieren können und wirft einen Blick auf die Vorteile dieser Transformation.

Welche Vorteile hat Digitalisierung?

Digitalisierung bedeutet die Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate. Dies ermöglicht Unternehmen, Informationen und Daten elektronisch zu erfassen, zu speichern, zu verarbeiten und weiterzugeben.

Die Digitalisierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:

• Effizienzsteigerung: Durch Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ressourcen besser nutzen.
• Kostenreduktion: Die Digitalisierung kann Kosten durch den Wegfall von Papier- und manuellen Prozessen senken.
• Verbesserte Datenqualität: Digitale Daten sind leichter zu erfassen, zu sichern und zu analysieren, was zu besser informierten Entscheidungen führt.
• Flexibilität: Mitarbeiter können von überall aus arbeiten und auf Unternehmensdaten zugreifen, was die Flexibilität und Produktivität steigert.
• Kundenzufriedenheit: Eine effiziente, digitale Kundenkommunikation und -betreuung kann die Kundenzufriedenheit steigern.

Digitale Innovation im HR-Bereich

Das Personalwesen ist ein Bereich, der von der Digitalisierung besonders stark profitiert hat. Die Automatisierung von HR-Prozessen ermöglicht es Unternehmen, ihre Mitarbeiterressourcen effizienter zu verwalten.

Hier sind einige Prozesse, die digitalisiert werden können:

• Lohnabrechnungen: Mithilfe einer Full-Service Lohnabrechnung können die Berechnung von Gehältern, Steuern und Sozialabgaben digital in einem Tool stattfinden. Durch die Automatisierung dieser komplexen Aufgabe werden Fehler minimiert und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sichergestellt.
• Digitales Recruiting: Stellenanzeigen können online veröffentlicht werden, Bewerber können ihre Unterlagen digital einreichen und Unternehmen können Bewerberdaten in einer zentralen Datenbank speichern und analysieren.
• Mitarbeiterverwaltung: Digitale Personalakten ermöglichen den schnellen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen und erleichtern die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Arbeitsverträgen und Gehaltsinformationen.
• Personalschulungen: E-Learning-Plattformen, die Schulungen online zugänglich machen, können wertvolle Zeit bei der Einarbeitung oder Weiterbildung von Mitarbeitern sparen.

Buchhaltung digitalisieren

Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, dass sämtliche geschäftlichen Transaktionen eines Unternehmens zukünftig ohne den Einsatz von Papier abgewickelt werden:

• Ausgangsrechnungen werden in digitaler Form erstellt und elektronisch versandt.
• Eingangsrechnungen und andere buchhalterische Dokumente in physischer Form werden eingescannt und in digitaler Form archiviert, wobei die Anforderungen des Finanzamts beachtet werden.
• Die Buchhaltungsprozesse werden mithilfe geeigneter Buchhaltungssoftware automatisiert initiiert und abgewickelt.

Es ist wichtig, einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin in den Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung einzubeziehen. Diese Fachleute verfügen über das notwendige Wissen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und können eine geeignete Buchhaltungssoftware für das Unternehmen empfehlen.

Agiles Arbeiten: Digitalisierung im Projektmanagement

Die Digitalisierung hat massive Auswirkungen auf das Projektmanagement, indem sie Kommunikation, Organisation, Ressourcenmanagement und Monitoring grundlegend verändert. In einer komplexen digitalen Landschaft muss sich das Projektmanagement auf erhöhte Geschwindigkeit und gesteigerte Komplexität einstellen.

Digitale Tools und Cloud-basierte Anwendungen unterstützen die Datenerfassung und -analyse und ermöglichen effizientes Ressourcenmanagement. Sie ermöglichen die Bündelung von Expertenwissen und die kontinuierliche Verbesserung durch den digitalen Austausch von Wissen. Projekte können schneller abgeschlossen und die Qualität der Arbeit gesteigert werden. Dies fördert nicht nur den Erfolg von Projekten, sondern trägt auch zur Kostenreduzierung bei.

Kundenservice – Was kann digitalisiert werden?

Die Digitalisierung des Kundenservice hat Vor- und Nachteile. Kundendienst-Ticketsysteme ermöglichen es Unternehmen, Anfragen effizienter zu bearbeiten und den Überblick über Kundenprobleme zu behalten. Chatbots bieten rund um die Uhr schnelle Antworten und eine Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-Software hilft bei der Verwaltung von Kundendaten und ermöglicht personalisierte Kommunikation.

Dennoch ist es weiterhin wichtig, eine ausgewogene Mischung aus persönlichem Service und Automatisierung zu finden, um nicht zu unpersönlich zu werden. Bei einer Digitalisierung im Kundenservice ist es ratsam, Kunden weiterhin die Option persönlicher Beratung für komplexe Anliegen anzubieten.

Die Vorteile der Digitalisierung nutzen

Während viele Unternehmen bereits Online-Marketing statt traditionellem Marketing betreiben, birgt die Digitalisierung in anderen Bereichen häufig noch ungenutztes Potenzial. Die Digitalisierung bietet zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung, Kostensenkung und die Möglichkeit, den Kundenservice zu verbessern. Unternehmen, die digitale Tools geschickt nutzen, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Es ist jedoch wichtig, eine Balance zwischen Automatisierung und persönlichem Service zu finden, um den Erwartungen der Kunden gerecht zu werden.